Central de ajuda do E-Fit Core

Guias do E-Fit Core para gestores de academias: Wellhub e TotalPass, catracas e reconhecimento facial, cobrança recorrente e Pix, agenda, turmas, CRM e App E-Fit.

Guias

Perguntas frequentes

Como faço para contratar? Consigo criar a conta sozinho?

A contratação começa por uma proposta. Você conta como a sua operação funciona — quantas unidades, quantidade de alunos, modalidades e o que precisa — e recebe uma proposta personalizada, válida por 15 dias.

A conta é configurada por nós após o aceite, e você recebe um convite por e-mail para cadastrar a sua senha com total segurança. Não existe cadastro genérico: academias de musculação, boxes de CrossFit, estúdios e quadras de areia possuem necessidades operacionais distintas, e a proposta garante que você pague apenas pelos módulos que realmente utiliza.

Existe período de teste?

Pode existir e isso é alinhado na proposta comercial com o seu consultor. Se fizer sentido para o formato da sua operação, solicite durante o atendimento.

Cancelei o sistema — até quando tenho acesso? Tem multa?

O acesso ao painel permanece liberado até o fim do período já contratado e pago (seja mensal ou anual), sem qualquer tipo de multa rescisória. O plano anual é cobrado à vista e não gera encargos adicionais em caso de cancelamento. Novas contratações contam com o prazo legal de arrependimento de 7 dias (art. 49 do CDC) pelo e-mail contato@magsitech.com.br.

Como funciona o controle de acesso com catracas físicas e reconhecimento facial?

O E-Fit Core comunica-se diretamente com catracas, totens de autoatendimento e terminais de reconhecimento facial. Quando o aluno posiciona o rosto no leitor ou escaneia o QR Code dinâmico do aplicativo, o sistema avalia em tempo real:

  1. Situação da matrícula: Ativa e com pagamentos em dia;
  2. Saúde e atestados: Questionário PAR-Q respondido sem pendência médica grave;
  3. Segurança antifraude (Antipassback): Impede que o mesmo QR Code seja compartilhado com outra pessoa no mesmo horário;
  4. Modo offline de emergência: Caso a conexão de internet oscile, o leitor continua liberando os alunos com base na lista local segura da catraca.

O aluno pagou no Pix ou na recepção — a catraca libera na hora?

Sim, a liberação é imediata. Se o aluno pagou via Pix pelo aplicativo ou por QR Code gerado no balcão, a compensação bancária é reconhecida na hora e a matrícula sai do status de bloqueio instantaneamente. Para pagamentos em dinheiro ou maquininha externa, basta a recepção clicar em Marcar como pago em Cobrança para desbloquear a passagem no mesmo segundo.

Como funcionam as reposições de aula para alunos que precisarem faltar?

Para incentivar a pontualidade e liberar vagas para outros alunos, o sistema conta com uma regra clara:

  • Cancelamento com antecedência: Se o aluno cancelar a reserva dentro do prazo mínimo estipulado pela academia (por exemplo, até 2 horas antes da aula), a vaga é liberada automaticamente para a fila de espera e o aluno recebe 1 crédito de reposição.
  • Falta sem aviso: Se o aluno simplesmente não comparecer ou cancelar em cima da hora, a aula é consumida e nenhum crédito de reposição é gerado.
  • Agendamento da reposição: O aluno usa o crédito acumulado diretamente pelo aplicativo para agendar uma aula em qualquer turma que tenha vagas disponíveis antes da data de expiração do crédito.

O que é o questionário PAR-Q e por que o acesso pode ser bloqueado?

O PAR-Q é o questionário internacional de prontidão para atividade física. Ele é respondido pelo próprio aluno no aplicativo no primeiro acesso. Caso o aluno declare alguma condição de saúde de risco (como dores no peito, tonturas ou histórico cardíaco recente), o sistema pode sinalizar a necessidade de atestado médico preventivo para proteger a academia e a integridade do aluno. Assim que a recepção ou coordenação confere o atestado, a pendência é baixada com um clique.

Preciso imprimir contratos de matrícula em papel?

Não. O E-Fit Core suporta assinatura digital de contratos. Você cadastra o modelo de contrato padrão com suas cláusulas de cancelamento, regras de convivência e valores. No momento da matrícula, o aluno recebe o documento para leitura e assina na tela do celular com o dedo, via aplicativo ou por link direto enviado no WhatsApp. O documento assinado fica arquivado na ficha do aluno com registro de data, hora e IP.

Como o aluno e o professor utilizam a plataforma?

O ecossistema conecta o aplicativo mobile dos alunos ao painel web da equipe:

  • Alunos (App E-Fit para iOS e Android): Fazem o primeiro acesso informando o CPF cadastrado na academia e definem uma senha própria de 6 dígitos. No App E-Fit, eles visualizam fichas de treino, WOD do dia, reservam aulas, interagem no mural da comunidade e usam o QR Code dinâmico na catraca.
  • Professores e Instrutores (Painel Web Responsivo): Entram no painel web pelo computador, tablet ou celular com o e-mail convidado pela academia. Com perfil dedicado de Professor, visualizam a grade do dia, fazem a chamada de presença, prescrevem fichas A/B/C com modelos reutilizáveis e publicam o WOD do dia.

Como funciona a cobrança recorrente no cartão de crédito?

Na cobrança recorrente, a mensalidade é debitada automaticamente no cartão de crédito do aluno todo mês, sem bloquear o limite total do cartão (diferente de parcelar uma anuidade em 12 vezes). Caso o cartão não aprove na data, a régua de cobrança automática reprocessa e notifica o aluno com antecedência antes de qualquer bloqueio na catraca.

Check-in Wellhub ou TotalPass aparece "rejeitado" ou "erro" — por quê?

Os motivos mais frequentes são:

  1. Janela de validade expirada: Check-in realizado fora do período de aula ou com atraso excessivo;
  2. Duplicidade: O mesmo check-in já foi registrado no dia;
  3. Geolocalização (Geofence): O aluno tentou abrir o check-in fora do raio físico permitido da academia (quando a checagem de distância estiver ativada);
  4. Credenciais inválidas: Gym ID ou chaves de integração pendentes de conferência. O motivo exato fica detalhado na linha do evento no Dashboard.

Posso usar o sistema sem ser parceiro Wellhub ou TotalPass?

Com certeza. O E-Fit Core é um sistema de gestão completo e independente. Todos os recursos de alunos, cobrança, catracas, treinos, agenda, contratos e CRM funcionam perfeitamente sem qualquer agregador. As integrações são 100% opcionais e podem ser ativadas a qualquer momento.

Posso gerenciar mais de uma unidade no mesmo sistema?

Sim. Redes de academias e grupos com múltiplas unidades conseguem gerenciar todas as filiais a partir de uma visão centralizada. É possível alternar entre as unidades com um clique no topo do painel, emitir relatórios comparativos, compartilhar professores entre filiais e permitir que alunos de planos especiais treinem em qualquer unidade da rede.

Esqueci a senha / o link que recebi expirou

O link de redefinição de senha tem validade de 60 minutos e os convites de novos membros de equipe duram 72 horas. Se o prazo expirar, basta clicar em Esqueci minha senha na tela de login ou solicitar o reenvio do convite para o administrador da unidade na tela Equipe.

O plano Essencial cadastra alunos? Quantos alunos posso cadastrar?

Sim! Desde o plano Essencial você conta com o módulo Alunos para manter o cadastro próprio de alunos unificado com o histórico de check-ins validados (Wellhub e TotalPass).

Nos planos Essencial, Pro e Black, a capacidade contratada acompanha a faixa de alunos ativos da sua unidade conforme consta na proposta comercial personalizada que você recebe e aceita.